Periodinių sąskaitų išrašymas
Ši funkcija reikalinga, jeigu įmonė turi sutarčių pagal kurias reikia kas mėnesį išrašyti periodines sąskaitas. Pavyzdžiui, kas mėnesį yra išrašinėjamos sąskaitos už abonementinį mokestį. Norint išrašyti sąskaitas šiuo budu, pirmiausia reikalinga užregistruoti pardavimo sutarčių užsakymus.
Pardavimo užsakymų registravimas
Norint sukurti periodinių sąskaitų planą būtina įvesti pardavimo sutarties užsakymą. Reikia rinktis šias parinktis: Pardavimai -> Operacijos -> Užsakymai.
- Laukai, kuriuos privalu užpildyti:
- Pirkėjas - prekių ar paslaugų užsakovas.
- Mokėtojas - šis laukas automatiškai užpildomas įvedant pirkėją, tačiau jeigu norima pakeisti paslaugų mokėtoją, atitinkamai reiktų pakoreguoti rankiniu būdu.
- Data - sutarties pasirašymo data. Sukuriant datą automatiškai parenkami nustatymai šios parinktims Įvykdymo terminas ir Operacijos data. Jeigu paslaugos yra teikiamos terminuotam laikotarpiui, tai lauke Įvykdymo terminas data nustatoma rankiniu būdu.
- Serija - sutarčių grupei priskirta serija.
- Skolos sąskaita - įvedama skolos sąskaita pagal sąskaitų planą.
Papildomi laukai skirti detalizuoti informacijai apie sutartį ar užsakymą.
- Valiuta - šis laukas leidžia pasirinkti sutarties valiutą. Jeigu numatytoji valiuta yra pavyzdžiui, eurai, tai ji automatiškai atsiras šioje parinktyje. Tačiau, norint kad su pirkėju būtų siejama kita valiuta, ją galima parinkti rankiniu būdu. Jeigu pageidaujamos valiutos nėra, ją galima prisidėti per Aprašymai -> Bendrieji aprašymai ->Valiutos.
- Vadybininkas - šis laukas leidžia priskirti sutarčiai ar užsakymui vykdyti atsakingą asmenį.
Suvedus pagrindinę informaciją apie sutartį spaudžiama Išsaugoti.
Sekantis veiksmas sukurti užsakymo eilutę ar eilutes pagal kurias bus išrašinėjamos sąskaitos.
Norint tai atlikti pasirenkama parinktis Tvarkaraštis. Norint pridėti naują eilutę ar eilutes spaudžiama Pridėti.
Atsidariusiame lange pasirenkama parduodama paslauga.
- Skiltyje tvarkaraštis nurodomos šios parinktys:
- Galioja nuo - data, nuo kurios pradedamos kurti užsakymų eilutės.
- Galioja iki - data, iki kada sukuriamos užsakymų eilutės. Šis laukas nėra privalomas, jeigu nėra pildomas užsakymų eilutės susikuria kiekvieną kartą, kai yra išrašomos sąskaitas.
Tačiau daugeliui įmonių aktualu planuoti savo pusmetines ar metines pajamas, tad parinkus terminą iki kada reikia kurti užsakymų eilutes, jos iš anksto yra sukuriamos užsakyme.
Taip pat norint tai padaryti reiktų varnele pažymėti parinktį Kurti/atnaujinti eilutes.
Tokiu būdu galima matyti, kiek preliminariai planuojama gauti pajamų iš užsakymo ar sutarties numatytu laikotarpiu.
- Tipas - nurodoma kas kiek laiko reikia išrašyti sąskaitą.
- Savaitinis - sugeneruojami savaitiniai užsakymai. Galima pasirinkti savaitės dieną, kada reikia išrašyti sąskaitą.
- Mėnesinis - sugeneruojami mėnesiniai užsakymai. Galima pasirinkti mėnesio dieną, kada reikia išrašyti sąskaitą. Pasirnkus mėnesinį tipą atsiranda parinktis Paskutinė mėnesio diena, pažymėjus varnelę šią parinktį sąskaitos bus išrašinėjamos paskutinę mėnesio dieną.
Įvedus periodinio užsakymo sumą spaudžiama parinktis Išsaugoti. Užsakymas rodomas Tvarkaraštyje. Norint grįžti į užsakymą spaudžiamą Į užsakymą. Jei Galioja iki data buvo parinkta, tada užsakyme bus rodomos visos pasirinkto periodo eilutės, tačiau jei nebuvo pasirinkta eilutės atsiras, kai bus išrašomos sąskaitos.
Kiekvienais metais galima sukurti tvarkaraštyje atskiras eilutes pasirinktiems metams.
Sąskaitų išrašymas pagal užsakymus
Ši funkcija labai pravarti, jei reikalinga sudaryti atskirą išrašomų sąskaitų planą kiekvienais metais (galima ir kitokiais laiko terminais kurti planus)